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人力资源部门如何才能最好地在远程发送硬新闻

2020年4月3日
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我们不时邀请领导人与我们分享他们的想法和见解。这篇文章来自我们的客座人力资源撰稿人娜塔莉麦格拉思他是The People Design House的联合创始人,也是Coinbase的People前副总裁。

COVID-19危机几乎改变了我们工作和经营方式的一切,现在这一卫生紧急情况也产生了深刻的经济影响。当所有人都被要求呆在家里的时候,公司不得不裁员或让员工休假,这是一项不幸的任务,我们传达坏消息的方式和方式需要大幅改变。

对你和你的公司来说,任何离开都是一个文化定义时刻。你处理这件事的方式会强化你关心和珍惜的东西。这没有完美的方法,最重要的是要与你的文化和价值观保持一致。

作为人力资源的领导者,我们对员工的经验非常着迷。我们在招聘、招募和留住员工时都会考虑这个问题。在员工离开公司的时候,花时间来计划和阐述员工经历也是值得的。在这段时间里,重视员工的经验对离职的人和留下来的人都很重要。认真对待离职细节表明你愿意为员工投入时间、精力和资源,即使他们已经离开公司。

鉴于这些对话现在将远程进行,让我们花几分钟来讨论一下这可能会如何影响员工的离职对话,以及人力资源部门如何在操作上提供帮助,并通过信息传递使对话尽可能有益和人性化。

操作

表达你对员工的关心的最好方法之一就是考虑所有的细节,表明你考虑过他们的经历。因此,人力资源部门应该把裁员当作一件大事来对待,给予它重要的计划,并密切关注细节。

首先,指派一个项目经理(通常是人力资源/人力运营/办公室主任)和一个项目团队(法律、财务等),每天开会,以确保快速、及时地做出决定。项目经理负责创建一天的“演示”,准备脚本,FAQ表,跟踪员工对话,并解决出现的其他问题。

当远程控制时,有一些额外的复杂性是需要考虑和计划的:

  • 如果可能的话,用1:1的方式而不是小组对话。打开你的视频,展示你的脸,每次谈话请使用单独的数字会议室。
  • 在通话时,确保没有人在开车。确保你在一个安静的地方,不会被打扰。
  • 开发计划,一定要包括在您的脚本在交谈中(例如:“你将不再可以访问你的电脑”或者“你将能够使用你的电脑但需要发送它通过X约会,”或者“你将能够把你的笔记本电脑作为遣散费的一部分”)。
  • 为人们引导对话创建一个Slack频道。通过这种方式,他们可以问问题,或者让其他人知道状态更新。
  • 为办公室里的私人物品制定一个计划。
  • 如果可能的话,让一位人力资源代表在电话中提供详细的信息,强调你已经对招聘流程的各个方面都进行了思考,并且能够回答他们的问题。
  • 用一个虚拟的All Hands结束一天,交流发生了什么,为什么发生,并对那些受到影响的人们表示感谢。

消息传递

这段时间的信息传递是微妙的;你说什么和怎么说将为公司定下基调。今天的宏观环境极大地影响了你和员工相处的方式。在这段时间里,只谈论底线或每个人都需要如何提高,而不处理情况的人性和情感方面将会失去信誉。重要的是,你所沟通的内容既涉及情感,也涉及业务。

对于那些进行艰难对话的人,我们有以下几点建议:

  • 在会议前,确保你或传达信息的经理已经阅读过起草的脚本和常见问题列表,知道如何回答可能出现的问题。
  • 开会前做几次深呼吸——集中精力,关注重要的事情。目标是尊重和富有同情心。
  • 在会议期间,关闭所有通知,不要看您的手机。专注于您将与您交谈的人和他们的情况。你在这个谈话中出现的方式如何影响他们的经验。
  • 谈谈剧本。保持冷静、专注和自信。回答问题。如果有你不知道答案的问题,让对方知道你会发一封电子邮件把他们联系到真正知道答案的人。
  • 避免道歉,但不要避免倾听。加强你对他们所做工作的赞赏。

除了与即将离职的员工进行对话,你还需要为仍在公司的员工提供背景信息。作为一名人力资源领导,你有机会引导公司的创始人/领导变得有思想、有人情感、平易近人和诚实。但这需要努力。

首先,非常重要的是要弄清楚组织在这个时候将关注什么,以及团队的改变如何支持它。接下来,重要的是要确保你的目标和okr与这个焦点一致。期望你的团队质疑为什么这些决定是必要的,明确重点可以建立信任,即你的首要任务是带领公司度过当前和走向未来。

通过使用“战斗口号”类型的信息,专注于激励幸存的团队是很诱人的。相反,强调你了解当前流行的严重性,它对每个人的生活的影响(更不用说团队成员是父母或家人/朋友的人是谁,生病,等等)将显示你的团队,你不是想让这一刻对你或底线。

最后,保证一切都会好起来不是你的工作。你不知道世界在3个月、6个月或12个月后会是什么样子。它您有责任分享您公司的愿景。相反,分享*如何使您做出决定而不是专注于* *这些决策的每个特定细节是什么。

我们鼓励你让你的员工知道,他们可以联系你、他们的经理或其他人,以确保他们得到他们需要的支持。

几天之后就是开始设定新目标和战略的时候了。所以,花时间让人们处理,并确保你得到正确的时间是值得的。你的员工会记住并注意到你是如何做到这一点的,所以如果有必要就放慢速度。事情总是在变化,这可能是一段艰难的时期,所以让他们知道你们都在一起。